【テレワーク導入の強い味方!】無料から利用できるリモートワーク導入支援ツール3選

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テレワークの味方

新型コロナウイルスの蔓延に伴いテレワークの導入を始めた企業・団体も多いのではないでしょうか。
東京都庁が5月11日に発表した緊急調査によると、都内企業でのテレワーク導入率は62.7%と大幅に増加しているようです。通勤時間や光熱費の削減など労使双方にメリットがある反面、コミュニケーションが取りづらい、仕事とプライベートの切り分けが難しいといったデメリットもあります。
そこで、本記事ではテレワークの導入を検討、あるいは既にスタートされている企業・団体の方にオススメの無料から使えるツール3選をご紹介。

ポスト・コロナでも拡大が予想されるテレワーク業務を、スムーズに進める参考としていただければ幸いです!


ペーパーレス化ツール【eFax(イーファックス)】

インターネットFAX【eFax】

自宅でもファックスの送受信を可能に

Eメールの使用が一般的になった現在も、日本企業の多くで文書の送受信に使われているFAX。
見積書や注文書のやり取りはFAXでないとダメ!と言われ、直帰の予定がオフィスに戻って対応…という経験のある営業マンも多いのではないでしょうか。

平成30年時点で一般家庭のFAX保有率は34%(出典:総務省 通信利用動向調査より)と下降しているものの、FAXを利用している事業所は95%以上とビジネスシーンでの使用率は高いままです。
インターネット回線を通じてFAXの送受信が可能な【eFax】を利用すれば、スマートフォン・タブレット・パソコンと様々な端末からFAXの送受信が可能になります。
電話回線不要、紙・インク不要でFAXが利用できる【eFax】は、決まったオフィスを持たない企業にとっても強い味方となってくれるでしょう。

●ファックスの受信と送信をEメールやスマホで行えるインターネットFax【eFax】

eFaxで時間削減

在宅ワーク・シェアオフィスにも最適

eFaxの利用方法

eFax番号という自分専用の番号を取得。そこにFAXが届くとPDFとしてEメールに添付され自分のアドレス宛に届くという仕組みです。
FAXを送りたい場合も、自分のメールアドレスから送信先のFAX番号をEメールの宛先として変換・設定し、ファイルを添付して送るとFAXとして届くというシンプルな利用方法です。

eFaxのメリット

FAX機本体や電話回線、紙やインク等の費用がかからないのが大きなメリットと言えるでしょう。
またFAXの送受信のためにオフィスに戻るといったタイムロスがなくなり、時間を有効に活用できるのもメリットです。

eFaxの導入

eFaxの公式サイトでは30日間の無料トライアルが利用できます(※2020年6月19日現在)。
FAXのやり取りが多い、あるいはテレワークの導入にFAXの送受信対応が懸案になっているという方はまず試してみてはいかがでしょうか。

eFaxの詳細はこちら


チャットツール【Chatwork(チャットワーク)】

chatwork

社内コミュニケーションを円滑に、振り返りやすく

社内でのやり取りは内線電話や口頭での打ち合わせがほとんど、という企業にとってテレワーク時に大きな障害となるのが社内コミュニケーションの方法です。
Zoom等WEB会議ツールでしょっちゅう通話や個別チャットをする訳にもいかず、携帯電話でやり取りしようにも社用携帯電話がないと連絡しづらい。

そんな時に役立つのがチャットツール【Chatwork】です。

●ビジネスコミュニケーションを円滑に【Chatwork】

chatworkの活用方法

仕事を効率的にするビジネスチャット

Chatworkの利用方法

Chatworkのアカウントを登録し、やり取りしたいユーザーを「コンタクト」として追加するとダイレクトチャット(他ユーザーと1対1で会話できるチャット)が利用できるようになります。
複数のコンタクトとグループチャットを行うこともでき、ファイル送受信のやり取りも直感的な操作で可能です。

Chatworkのメリット

メールでやり取りをする時にありがちな「あの時どんなやり取りをしたっけ?」と履歴を探す手間が格段に減ります。
チャットのやり取りが一覧で表示されるので、すぐに見返しやすいのは大きなメリットです。
また、コミュニケーションの速度がメールよりも速いこと。ビデオ通話機能があることも特長のひとつです。

Chatworkの導入

Chatworkはグループチャット数やユーザー管理機能に制限があるものの、無料で利用することができます。
まずは無料のフリープランから利用を始めて、利用を拡大する場合は有料プランにアップグレードするのが賢い方法になります。

Chatworkの詳細はこちら


WEB会議ツール【Zoom(ズーム)】

Zoom

企業向けビデオ会議ツール

最後にご紹介するのはWEB会議ツールの代表格【Zoom】。先程ご紹介したChatworkにもビデオ会議機能があり、インターネット黎明期からビデオ通話ツールの代表格として活用されているSkypeなど類似のツールはこれまでにもありました。

テレワーク中の会議は使い慣れたSkypeで十分!という方にこそ試していただきたいのがZoomです。

●革新的なWEBミーティング【Zoom】

Zoom通話イメージ

完璧なビデオ、クリアな音声

Zoomの利用方法

Skypeだと会議のホスト・参加者ともにSkypeにサインインし、IDを共有しないと通話ができないというデメリットがありました。
Zoomはホスト側が登録しミーティングを設定しておけば、あとは参加者にURLを共有するだけ。URLをクリックするだけでWEB会議に参加できます。

Zoomのメリット

接続が安定していて、会話がしやすいという評価は多くのZoomユーザーから寄せられている利点のひとつです。
何度も接続が途切れて、話が進まず空気が悪くなるといったリスクが少ないのは安心できますね。
また、Zoomには録画機能がついているので、WEB会議に参加できなかった人に後日動画を共有できるのもメリットです。

Zoomの導入

Zoomも他のツール同様、無料から利用できます。ただ、グループミーティングは40分までといった制限があります。
大人数でのWEB会議をしたい場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

Chatworkの詳細はこちら


まとめ

テレワークを快適に始めよう

ツールを工夫してテレワークを快適に!

新型コロナウイルスによる緊急事態宣言は一旦解除されましたが、一部地域では感染者が増えるなど「コロナと共にある社会のあり方」を誰もが模索している状況です。
テレワークは今後、オフィス集約型と異なる働き方として浸透していく可能性があります。

社員数の多さ、IT環境導入の遅れ、費用などテレワークの実施には不安なことが多数ついてまわります。
それでも、実施することで得られるメリットは大きいので少数の、限られた部署・チームだけでもオススメしたツールを活用しテレワークを始めてみてはいかがでしょうか。