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MAとセットで使いたいSFA(営業支援システム)の基本的な機能

MAとセットで使いたいSFA(営業支援システム)の基本的な機能

MAと一緒に利用されることの多いツールの1つにSFA(営業支援システム)があります。CRMと同様、MAと親和性が高く、それぞれを単独でも使えますが、両者のデータを連携することで企業活動を大幅に効率化することができます。
日本ではAよりもMAよりも先にSFAが広がったので、耳にしたことがある方も多いと思います。しかし、MAとの違いがわからない、SFA自体もあまりよく知らない、といった方もいらっしゃると思います。
そこで本記事では、SFAとは何かについて、主な機能を中心にご紹介します。
また、MAとの連携効果についても簡単に触れます。SFAを導入したけれど効果が実感できていない、MAを導入したのに売り上げに貢献できていないという方は、ぜひMA+SFAの組み合わせを行ってみてください。

SFA(営業支援システム)とは

SFA(営業支援システム)とは
SFAとはSales Force Automationの略であり、日本語では「営業支援システム」といわれています。文字通り営業活動を支援するためのツールですが、営業活動と一言でいってもその内容は多岐にわたるため、さまざまな機能を備えています。
ツールにより特徴の違いはありますが、顧客管理や商談管理といった営業に関連する機能という点が共通しており、特に法人を顧客とするBtoB企業で利用されています。
法人営業の場合、リードタイムが長く、何度も打ち合わせや提案を重ねることがあります。そうした営業活動を担当営業の手帳だけで管理していたら、抜けもれが発生したり、担当変更の引き継ぎがスムーズにいかない、上司が状況を管理できないといったデメリットがあります。
SFAはこうした課題を解決し、営業活動の可視化、管理の自動化を目的に利用されます。

それでは、SFAの主要な機能についてみていきましょう。

SFA(営業支援システム)の機能

顧客管理

SFAには、CRMやMAと同様に顧客管理機能があります。MAと異なるのは、顧客を個人だけでなく取引先単位でも管理できる点です。
個人単位では、氏名、社名、メールアドレス、電話番号、部署、役職といった属性情報を管理できます。また、フォーム作成やメール配信機能を備えたツールでは、フォームの申し込み履歴やメール配信記録など、履歴情報も顧客ごとに管理されます。

取引先単位で管理する項目は、社名、所在地、代表電話番号、担当営業名といった基本的な属性情報です。その他、企業によっては、従業員規模や業種、資本金といった情報を管理している場合も多いでしょう。特に、ターゲット顧客が特定の業種や従業員規模に限定される場合、このような取引先の情報が重要となります。また、属性情報だけでなく、商談状況や契約の有無などSFA内のあらゆる情報と紐づけて管理をできる点がSFAの大きなメリットです。

商談(案件)管理

「商談」とは、取引や契約を目的とした交渉の場を意味し、BtoBではよく使われる言葉です。
商談管理では、取引先名や担当営業の氏名、商談名や対象商材、受注予定日や売上見込と実績など、商談に関わるさまざまな項目を管理します。また、見積もりや契約書類、提案資料などのファイル管理、担当営業から顧客へ送ったメールや訪問した履歴などもあわせて管理ができます。これらの情報により、営業メンバーは各自の商談状況を把握することができ、マネージメント層も売上管理や営業計画の立案などが可能になるため、SFAにおいて非常に重要な機能の1つです。

行動管理

商談管理とあわせてSFAにおいて重要な機能が営業の行動管理です。
具体的には、顧客への電話や訪問、メールの送信、見積もりや商談の作成など、営業に関するあらゆる活動が含まれます。これらの行動を記録することで、各営業担当者がどのような活動をしているのか、訪問回数や頻度、商談に至るまでの行動を把握することができます。

顧客へのメールはSFAから送信することでメールアドレスや氏名などの入力の手間がなく、やりとりの内容や添付した書類が記録として残ります。取引先への電話や訪問などは予定として登録し、進捗や内容を記録しておくことでタスク管理を兼ねた行動記録となります。SFAではこれらの活動を取引先や商談と紐づけて記録・分析することで、営業のパフォーマンスを改善するために役立てることができます。

売上管理・予実管理

商談管理やレポート作成機能により、売上管理や予実管理が可能です。
前述のとおり商談にはさまざまな情報を記録することができるため、その情報をもとに、進行中の商談数や受注数を把握したり、来期の売上見込を計画したりなど、あらゆる管理や分析を行うことができます。
商談情報に記録できる項目やレポートの機能はツールによりさまざまであり、他社のレポート専用ツールと連携が可能なSFAもあります。

見積から契約まで必要書類の作成機能

SFAには商談や契約に関するあらゆる書類を作成する機能が備わっています。
具体的には、見積書や請求書、受注後の契約書など、商談開始から終了に至るまでに必要な書類をSFA上で作成可能です。

自社の書類のフォーマットと商材名や金額を含んだ商品マスタをあらかじめSFA上に登録しておき、それらをもとに必要な書類を作成します。取引先や商材名を選択するだけで、自動で金額の計算や書類の採番が行われるため、入力や計算ミスなども起こりにくく、営業担当者が効率的に作業を行うことができます。

レポート機能

SFAでは登録されているデータをもとに、あらゆるレポートの作成や分析ができます。
商談に関しては、期間別の商談数や受注数、受注金額などのほか、商談が発生した時点で商談金額を記録することで、売上予測や予実管理も行うことができます。
取引先に関しては、業種や企業規模など属性別の取引先数だけでなく、取引先別の売上金額といった分析もできます。また、前述のように営業担当者ごとの売上金額や受注に至るまでの訪問数などのレポートも可能です。

コミュニケーション機能

SFAには顧客とのやりとりや社員同士のコミュニケーションをサポートする機能が備わっています。
顧客に対しては、前述のようにSFA上からメールの送信やファイルの共有が可能です。また、フォーム作成機能のあるSFAでは、フォームから申し込みを行った見込み客を自動的にSFAに登録することができます。
社員同士ではチャット機能によるやりとりや、特定の条件にもとづいて自動で通知を送信するアラート機能などがあります。営業活動において発生するあらゆるコミュニケーションに対して、必要な機能が備わっているといえるでしょう。

マーケティング機能

SFAのなかにはマーケティング機能を備えているものもあります。
具体的には、特定の条件で抽出した顧客に対し、一斉に営業メールを送ったり、セミナーやイベントなどをキャンペーンとして管理したりといった機能です。また、近年ではMAのようにスコア配点機能をもつツールもあります。マーケティングに関してはMAほどの機能はありませんが、キャンペーン情報を商談と紐づけることで、マーケティング施策を売り上げ貢献まで分析できるようになります。

こうなってくるとMAとSFAの違いがあいまいになってきますが、営業活動に焦点が当たっている機能をSFA、マーケティング活動に焦点が当たっている機能をMAと呼んでいるだけです。HubSpotのような企業活動に必要な様々なツールが一体化した総合プラットフォームもあるため、厳密に「これはMAか、SFAか?」と考える必要はありません。

MAとSFAをどちらも導入する理由

冒頭でお伝えしたとおり、MAを導入している企業はSFAも使っていることが少なくありません。SFAの方が早くから日本に登場したため、SFAとメール配信ツールを利用していた企業が、メール配信ツールからMAに切り替えるという場合が多いようです。その他、MAを利用している企業が、営業や商談までの活用を考えてSFAの導入を行うというケースもあるようです。

MAとSFAが併用される理由は、それぞれのツールは目的や機能が異なるということと、どちらも利用することで双方のツールをより活用できるようになるということです。SFAにはマーケティング機能もありますが、やはりデジタルマーケティングを本格的に行うにはMAの方が機能的にも充実しています。一方で、商談の管理や分析はSFAの得意領域です。そこで、MAとSFAをそれぞれ導入し、両者のデータや機能をより活用することで、業務の効率化や改善効果を高めることができると考えられます。

弊社が導入を推奨しているHubSpotも、MA機能のある「Marketing Hub」、SFA機能がある「Sales Hub」、コンテンツ管理などを行う「HubSpot CRM」など、いくつかに分かれています。
クライアント様の中には「Marketing Hub」と「Sales Hub」の両方を入れられている場合もあれば、SFAはセールスフォースなど別のものを利用して、MAとして「Marketing Hub」を導入されている場合もあります。
マーケティングと営業の連携はすべての企業にとっての課題です。連携しやるいMAとSFAを用いることで、業績改善、営業活動の効率化に繋がります。
 
以上のように、SFAには顧客や取引先、商談や営業活動を管理し、売り上げの向上や活動の効率化を目的とした機能が備わっています。現在MAやSFAの片方のみ利用している場合や、どちらを先に使うべきかお悩みの企業は、自社の導入検討における参考としていただければと思います。